Flex office et transformation des espaces de travail

Flex office : transformez vos espaces de travail

La tendance actuelle des bureaux est à la modularité, au partage et à la flexibilité. En effet, les espaces de coworking se développent tout comme le télétravail. Tandis que le coworking consiste à travailler chez les autres et que le télétravail consiste à travailler chez soi, une troisième voie s’est développée en entreprise : le Flex office.

De grandes entreprises françaises ont d’ailleurs adopté cette nouvelle forme d’organisation. C’est le cas par exemple d’Accenture dans le domaine du conseil, de Danone dans l’agroalimentaire, de PSA dans l’automobile ou encore de Sanofi dans le domaine pharmaceutique.

Définition du Flex Office

Le « Flex Office » vient de l’anglicisme « Flexible Office », se traduisant par « Bureau Flexible » ou « Bureau Dynamique ».

Tel que nous le concevons, le Flex office ne se limite pas à un changement de bureau. Avec DEYA, le Flex office devient une réponse globale pour transformer des espaces en salles de réunion ou en bureaux.

En effet, les travailleurs étant devenus de plus en plus nomades à tous les niveaux de l’entreprise, il était nécessaire de trouver des solutions. Ainsi les commerciaux itinérants utilisent de plus en plus des espaces de coworking et 17% des salariés sédentaires sont en « home office », c’est-à-dire en télétravail.

Il faut aussi retenir que dans les secteurs administratifs et de services, le taux d’occupation des bureaux varie entre 50 et 60%… Un chiffre à méditer !

Fonctionnement d’un bureau flexible

Avec le système de bureau flexible, il n’y a plus de bureaux attitrés.

Dans un premier temps, cela peut se révéler perturbant et déstabilisant pour vos collaborateurs. Car nous avons encore bien ancré, dans notre culture française, l’organisation hiérarchique très verticale de l’entreprise.

Ici, le raisonnement se fait en fonction des besoins. Le matin, chacun prend un espace disponible.

Vous avez besoin d’une salle de réunion ou de vous isoler pour un rendez-vous téléphonique important ? Pas de problème, vous regardez laquelle est disponible et vous la réservez instantanément avec un outil de réservation de salle comme par exemple la solution Roomz ou Evoko.

Vous devez faire une visioconférence avec plusieurs collaborateurs ? Facile, nous déployons pour vous de nombreuses solutions de visioconférence en adéquation avec vos besoins : StarLeaf, Crestron, Logitech, Televic, Cisco…

Ou encore vous êtes dans un groupe de gestion de projet avec plusieurs collaborateurs ? Vous souhaitez que votre système de collaboration en entreprise telle que Microsoft Teams s’intègre parfaitement à vos nouveaux outils audiovisuels ?

Pas de problème

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C’est également sur ces exemples ci-dessus que nous avons une forte plus-value à vos apporter. En effet, nous connaissons de nombreuses solutions de partage, de télécommunication et d’intégration d’équipements audiovisuels.

salle de réunions et collaboration

Comment mettre en place le Flex Office ?

La transition d’une ancienne structure vers des bureaux flexibles nécessitera forcément des ajustements et des investissements.

Il y a en général 4 étapes pour le passage au Flex office :

  • Réaménagement de l’espace de travail
  • Digitalisation des outils et des supports
  • Choix d’outils performants
  • Accompagnement des managers et des employés par les Ressources Humaines

 

Grâce à une approche globale, Deya peut vous accompagner sur chacune de ces étapes, de la définition de votre cahier des charges à la formation en passant par les choix techniques. L’expérience utilisateur est au cœur de notre réflexion.

Les avantages pour l’entreprise

Les bénéfices se situent à de nombreux niveaux pour les entreprises qui adoptent ce mode de travail :

  • Economies financières en réduisant la surface occupée (souvenez-vous des statistiques… Plus de 50% des bureaux sont vacants dans les entreprises…) ;
  • Gain de productivité grâce à des outils performants et la digitalisation ;
  • Mobilisation de ses employés pour un projet commun innovant ;
  • Montée en compétence de tous.

 

En résumé, la transformation et la digitalisation de ses espaces de travail est l’opportunité pour l’entreprise d’évoluer et de se mettre en ordre de marche pour la décennie qui arrive.

Votre prestataire pour la mise en place de ce projet

Pour la réussite d’un tel projet, faites vous accompagner par un professionnel qui saura vous écouter, comprendre les attentes de tous et vous proposer les solutions adaptées à votre domaine d’activité.

Il faut aussi choisir le matériel informatique et audiovisuel adéquat, l’installer et former vos collaborateurs à leur utilisation.

Enfin, la supervision des infrastructures et la maintenance est un dernier point à ne pas négliger.

C’est pourquoi choisir DEYA, c’est faire confiance à un prestataire français expérimenté capable de suivre de A à Z votre projet. Nous travaillons aussi bien avec des entreprises régionales que des grands sièges sociaux pour la transformation de leurs espaces.

Alors envie d’avancer dans votre projet de « flex office » maintenant ?

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