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Flex office : Découvrez la solution de DEYA
La tendance actuelle des bureaux est à la modularité, au partage et à la flexibilité. En effet, les espaces de travail en coworking et le télétravail se sont généralisés.
Tandis que le coworking consiste à travailler chez les autres et que le télétravail consiste à travailler chez soi, une troisième voie s’est développée en entreprise en France : le Flex office.
Transformez vos espaces de travail avec le flex office
De grandes entreprises françaises ont d’ailleurs adopté cette nouvelle forme d’organisation dans leurs bureaux. C’est le cas par exemple d’Accenture dans le domaine du conseil, de Danone dans l’agroalimentaire, de PSA dans l’automobile ou encore de Rail Logistics Europe, un projet réalisée par DEYA. De nombreuses collectivités, TPE et PME ont aussi adopté le Flex Office.
Si vous connaissez déjà ce système ou avez une question, n’hésitez pas à contacter nos équipes via le service commercial.
Définition du Flex Office
Le « Flex Office » vient de l’anglicisme « Flexible Office », se traduisant par « Bureau Flexible » ou « Bureau Dynamique ».
Tel que nous le concevons, le Flex office ne se limite pas à un changement de bureau ou d’open space. Avec DEYA, le Flex office devient une réponse globale pour transformer des espaces en salles de réunion ou en bureaux partagés et offrir une meilleure organisation au sein de l’entreprise.
En effet, les travailleurs et salariés étant devenus de plus en plus nomades à tous les niveaux de l’entreprise, il est nécessaire de trouver des solutions. Ainsi, les commerciaux itinérants utilisent de plus en plus des espaces de coworking et en 2023, 36 % des salariés pratiquaient régulièrement ou de temps en temps le télétravail (étude Statista du 9 août 2024).
Il faut aussi retenir que dans les secteurs administratifs et de services, le taux d’occupation des bureaux varie entre 50 et 60%… Un chiffre à méditer !
Fonctionnement d’un bureau flexible
Avec le système de Flex office, il n’y a plus de bureaux attitrés.
Dans un premier temps, cela peut se révéler perturbant et déstabilisant pour vos employés. Car nous avons encore bien ancré, dans notre culture française, l’organisation hiérarchique très verticale de l’entreprise. Voyons ensemble les multiples avantages du Flex office.
Ici, le raisonnement se fait en fonction des besoins. Le matin, chacun prend un espace disponible. Mais attention, ce n’est pas le premier arrivé qui est le premier servi ! Vous pouvez désamorcer les tensions en amont grâce à des applications. Chaque matin, un bureau est attribué aléatoirement au salarié, mais des souhaits et des préférences peuvent être définis pour s’adapter aux besoins et des échanges de salles peuvent être faits dans la journée. Des caractéristiques d’espaces de travail peuvent également être rajoutés dans les paramétrages d’attribution.
Ainsi, le Flex office vous offre une parfaite gestion des espaces de travail de vos salariés.
La gestion des espaces et des réservations
Vous avez besoin d’une salle de réunion ou de vous isoler un moment pour un rendez-vous téléphonique important ? Pas de problème, regardez laquelle est disponible et réservez-la instantanément avec un outil de réservation de salle, comme la solution Roomz ou Evoko.
Vous devez faire une visioconférence avec plusieurs collaborateurs ? Nous déployons pour vous de nombreuses solutions de visioconférence en adéquation avec vos besoins : StarLeaf, Crestron, Logitech, Televic, Cisco…
Ou encore, vous êtes dans un groupe de gestion de projet avec plusieurs collaborateurs ? Vous souhaitez que votre système de collaboration en entreprise tel que Microsoft Teams s’intègre parfaitement à vos nouveaux outils audiovisuels ? Échangez avec nous !
Nous avons une forte plus-value à vous apporter sur les exemples ci-dessus. En effet, nous maîtrisons de nombreuses solutions de partage, de télécommunication et d’intégration d’équipements audiovisuels, pour améliorer votre qualité de vie au travail.
C’est également sur ces exemples ci-dessus que nous avons une forte plus-value à vos apporter. En effet, nous connaissons de nombreuses solutions de partage, de télécommunication et d’intégration d’équipements audiovisuels.
Comment mettre en place le Flex Office ?
La transition d’une ancienne structure vers des bureaux flexibles nécessitera forcément des ajustements et des investissements.
Il y a en général 4 étapes pour le passage au Flex office :
- Réaménagement de l’espace de travail
- Digitalisation des outils et des supports
- Choix d’outils performants
- Accompagnement des managers et des employés par les Ressources Humaines
Grâce à une approche globale, Deya peut vous accompagner sur chacune de ces étapes, de la définition de votre cahier des charges à la formation en passant par les choix techniques. L’expérience utilisateur est au cœur de notre réflexion.
Les avantages pour l’entreprise
Les bénéfices se situent à de nombreux niveaux pour les entreprises qui adoptent ce mode de travail :
- Economies financières en réduisant la surface occupée (souvenez-vous des statistiques… Plus de 50% des bureaux sont vacants dans les entreprises…) ;
- Gain de productivité grâce à des outils performants et la digitalisation ;
- Mobilisation de ses employés pour un projet commun innovant ;
- Montée en compétence de tous.
En résumé, la transformation et la digitalisation de ses espaces de travail est l’opportunité pour l’entreprise d’évoluer et de se mettre en ordre de marche pour la décennie qui arrive.
Les inconvénients pour l'entreprise
Bien que le passage au flex office soit une solution moderne et avantageuse, sa mise en place peut rencontrer des résistances auprès des salariés. En effet, changer d’organisation, surtout en abandonnant les bureaux attitrés, peut perturber les habitudes et pratiques tout en nécessitant un temps d’adaptation. Voici quelques défis à anticiper :
- Adaptation culturelle : Le Flex office peut déstabiliser les équipes. Un accompagnement aide à faciliter ce changement.
- Coût initial : La transformation des espaces et l’installation d’outils nécessitent un investissement.
- Baisse de productivité : La transition peut temporairement affecter la productivité, il faudra une durée d'adaptation à vos salariés.
- Gestion des espaces : Sans une bonne organisation, la disponibilité des bureaux peut devenir source de tensions.
Un Flex office réussi repose sur une approche structurée et un accompagnement sur mesure pour gérer au mieux ces défis et favoriser l’adoption de ce nouvel espace de travail.
Votre prestataire pour la mise en place du Flex office
Pour la réussite d’une telle initiative, faites vous accompagner par un professionnel qui saura vous écouter, comprendre les attentes de tous et vous proposer les solutions adaptées à votre domaine d’activité.
Pour un Flex office réussi, il faut aussi choisir le matériel informatique et audiovisuel adéquat, l’installer et former vos collaborateurs à leur utilisation.
Enfin, la supervision des infrastructures et la maintenance est un dernier point à ne pas négliger.
C’est pourquoi choisir DEYA, c’est faire confiance à un prestataire français expérimenté capable de suivre de A à Z votre projet. Nous travaillons aussi bien avec des entreprises régionales en France que des grands sièges sociaux pour la transformation de leurs espaces. Faites appel à nous pour moderniser votre entreprise.
