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DEYA-espace de travail numérique ou digital workplace

5 points clés pour réussir votre projet de Digital Workplace

La Digital Workplace ou « espace de travail numérique » s’est hissé au rang de projet stratégique d’entreprise en cette rentrée 2021. Mais qu’entend-on par Digital Workplace ? Quels sont les points clés pour réussir son projet de Digital Workplace ?

La crise sanitaire mondiale, les restrictions de déplacements, le travail à domicile ont accéléré la transformation des méthodes de travail. Aujourd’hui, quelle que soit l’organisation, de la PME au grand compte, l’environnement de travail digitalisé s’impose comme l’une des composantes majeures de la transformation numérique des entreprises.

Améliorer le quotidien au travail, repenser ses espaces de travail et donner à vos utilisateurs les outils adaptés à un seul et même endroit pour faciliter la communication et la collaboration ? Telle est la promesse d’une Digital Workplace. Mais quelles sont les bonnes pratiques pour mener à bien cette démarche ? Voici 5 points clés pour réussir son projet de Digital Workplace.

1. L’expérience utilisateur au centre de la Digital Workplace

Placer les collaborateurs au centre de la réflexion est un facteur clé pour réussir votre projet de Digital Workplace. En effet, l’objectif est de concevoir une solution qui tient compte de leurs besoins concrets et de leurs contraintes métier.

En regroupant sur une seule et même plateforme toutes les fonctionnalités incontournables telles qu’une messagerie instantanée, le partage de documents, un outil de gestion de projet…, l’espace de travail numérique favorise la communication et la collaboration. Mais, tout comme un poste de bureau physique est adapté à son utilisateur, l’espace de travail virtuel doit être conçu comme un environnement sur-mesure que chaque salarié peut ensuite paramétrer et personnalisé, en utilisant les applications et outils qui lui sont utiles.

Ainsi, mettre les utilisateurs au centre de la démarche de Digital Workplace est primordial si vous souhaitez qu’elle soit adoptée.

2. Accompagner la transition vers la Digital Workplace, 2ᵉ clé du succès ?

Un espace de travail virtuel implique des grands changements. Et c’est bien connu, le changement fait peur ! C’est pourquoi il est bien souvent redouté voir rejeté. Aussi l’adoption de nouveaux outils nécessite souvent un certain temps d’adaptation.

C’est d’autant plus le cas lorsque le changement impacte le fonctionnement auquel vos salariés sont habitués depuis des années. En effet, si vos salariés ne sont pas habitués aux espaces de travail numériques, votre projet risque de lever des réticences. Alors pour éviter de voir dépérir votre projet de Digitale Workplace, la dimension humaine n’est pas à prendre à la légère ! Et pour cela, il est capital de mettre en place une conduite du changement. Aussi appelée « accompagnement du changement », on peut la définir comme le fait d’accompagner un changement recherché par et dans l’entreprise pour que celui-ci se déroule au mieux.

L’objectif est d’accompagner dans la durée vos collaborateurs et de les convaincre des avantages liés à l’utilisation d’une Digital Workplace au quotidien. Cet accompagnement passe par de l’information, une communication claire des objectifs attendus par le changement, des échanges collaboratifs et transverses à toute l’entreprise. Et de façon ciblée tant que possible ! Chaque service et métier à ses besoins spécifiques.

Chez Deya, nous vous apportons tous les conseils nécessaires pour mener une conduite du changement auprès de vos collaborateurs. Nous assurons la formation aux usages des nouveaux outils collaboratifs tels que l’affichage dynamique, Microsoft Teams Room, solution de réservation de salle, Flex office… Contactez-nous pour en savoir plus.

3. Espace de travail numérique : « Un pour tous, tous pour un »

Un projet de Digital Workplace touche l’entreprise dans son ensemble. De plus comme nous l’avons expliqué plus haut dans l’article, la Digital Workplace doit tenir compte des contraintes spécifiques des services et métiers qui composent l’entreprise. C’est pourquoi, plus que jamais, il est important que les équipes collaborent et mutualisent leurs connaissances et leurs compétences.

La DSI, les ressources humaines et le service communication ont un rôle très important à jouer dans votre projet d’espace de travail numérique. Que ce soit pour l’aspect technique et sécurité informatique, l’accompagnement au changement, la mise en place d’une communication spécifique adressée aux collaborateurs. Enfin n’oubliez pas de consulter les responsables de chaque métier qui sauront vous dire quels sont les outils et logiciels qu’ils utilisent au quotidien et ceux qu’ils souhaitent prendre.

4. Concilier cybersécurité et Digital Workplace

Déjà multiplié depuis l’avènement du digital, le nombre de cyberattaques a fortement explosé pendant la pandémie. Certes, la Digital Workplace offre un espace de travail virtuel qui réunit à un même endroit toutes les applications utilisées par les collaborateurs pour faciliter le travail à distance. Mais cet accès simplifié et à distance aux outils informatiques et aux données numériques expose l’entreprise au risque numérique. Notamment avec le développement du BYOD (Bring Your Own Device) ou encore du CYOD (Choose Your Own Device). Aussi, la cybersécurité est devenue la priorité N°1 des DSI.

Ainsi, pour vous protéger contre les cyber-risques, il est indispensable de mettre place, d’une part, des solutions sécurisées et un programme de cyber-résilience. D’autre part, il est essentiel de sensibiliser et former les collaborateurs aux bonnes pratiques du numérique. Selon une étude du cabinet de conseil Frost & Sullivan, plus de 80% des collaborateurs admettent utiliser des solutions informatiques sans l’accord de leur DSI. C’est pourtant cette pratique que l’on appelle le « shadow IT » ou « informatique de l’ombre » qui est considérée comme le plus grand cyber-risque.

Responsabiliser les salariés et mettre en place des procédures pour vérifier l’application des recommandations est donc nécessaire. La charte informatique est désormais un élément incontournable des politiques de maîtrise des risques des systèmes d’information qui permet de valider et de mettre en conformité les opérations de cyber-surveillance et de cyber-protection des salariés.

5. Mesurer l’adoption des outils digitaux et collaboratifs

Plus qu’un investissement financier, le déploiement d’une solution Workplace est un investissement dans le capital humain. Afin que la mise en place du projet puisse tenir ses promesses, évaluez votre Digital Workplace !

Une fois le nouvel environnement de travail pris en main, sollicitez le retour d’expérience des équipes. La mise à disposition des outils technologiques adéquats, leur permet-elle, de travailler plus efficacement ? La centralisation des informations, leur offre-t-elle, un gain de temps ? De façon plus générale, la nouvelle expérience collaborateur est-elle appréciée des collaborateurs ?

En d’autres termes, mesurez le niveau d’adoption des applications et définissez des indicateurs pour en suivre l’évolution. Cela vous permettra, d’une part, d’avoir une vue d’ensemble sur l’évolution de l’adoption des outils collaboratifs en interne. D’autre part, d’en optimiser l’utilisation qu’en font vos collaborateurs. En effet, mesurer les succès et les échecs est le meilleur moyen de définir le type d’accompagnement à apporter à vos salariés pour qu’ils se l’approprient au mieux.

Enfin, cette démarche doit s’inscrire sur la durée. Un projet de Digital Workplace s’inscrit dans un processus d’amélioration continue.

Vous avez un projet de Digital Workplace, Hybrid Workplace ou vous souhaitez mettre en place des outils collaboratifs ? N’hésitez pas à vous faire accompagner dans votre projet ! Nos équipes Deya à Strasbourg et Paris sont joignables par téléphone ou en visioconférence pour vous accompagner dans votre projet et répondre à toutes vos questions.

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