conseils pour organiser une visioconférence

Conseils pour bien organiser une visioconférence

Une visioconférence réussie passe par une préparation efficace. Lorsque vous désirez converser avec des partenaires dans le monde dans de bonnes conditions, vous devez prendre en compte certaines actions et les mettre en place. Ces dernières vous assureront un résultat optimal que vous utilisiez Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou StarLeaf. Aujourd’hui, DEYA, intégrateur audiovisuel, vous donne ses conseils !

 

Disposer d’un réseau internet stable

Tout d’abord, le plus important pour réussir une visioconférence est de disposer d’un réseau internet à la fois stable et de haut débit. Dès que le réseau est lent, des perturbations visuelles et un son irrégulier viennent perturber la conférence. Si vous vous servez de votre ordinateur personnel, pensez à utiliser un câble de réseau local qui vous permettra de garantir la stabilité de la connexion. Privilégiez une connectivité protégée avec un cryptage avancé et un système de protection par mot de passe dans le cas où vous ne pourriez choisir que la connectivité sans fil.

 

Choisir un bon intégrateur audiovisuel pour votre logiciel

Pour faciliter la communication entre entreprises, un logiciel de visioconférence de haute qualité tel que Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams sera très utile. Un intégrateur audiovisuel se chargera de l’installation de ce logiciel, ce qui permettra d’optimiser les conférences virtuelles pour un meilleur rendement commercial. Il vous équipera de la dernière mise à jour du logiciel et vérifiera qu’elle est stable et adaptée à votre système d’exploitation, de manière à obtenir une visioconférence fluide. Il prendra également en compte tout le matériel nécessaire pour l’optimisation de vos réunions à distance.

 

Prendre en compte l’apparence

Rappelez-vous qu’il est question d’un cadre formel et par conséquent, il convient de se vêtir en conséquence. Étant le représentant de votre entreprise, il ne faut pas agir et s’habiller de sorte à compromettre le prestige de celle-ci. Le port de trop de tenues multicolores n’est pas conseillé lors d’une visioconférence.

 

Partager l’ordre du jour avant la réunion

Il faut absolument inclure un ordre du jour de la réunion dans l’invitation à la conférence. Ainsi, les invités pourront mieux comprendre les motifs de leur invitation et ils seront en mesure de se préparer de manière appropriée. La diffusion d’un communiqué par courrier électronique ou dans les locaux du bureau est également une bonne idée.

 

Penser aux différences horaires

Il est fréquent de voir des participants de divers pays assister à une visioconférence, sachant que le monde s’est fortement mondialisé. Prenez soin de choisir une heure qui soit adaptée à tous les participants. En effet, vous devez absolument tenir compte des différents fuseaux horaires lorsque vous envoyez vos différentes invitations. Le choix d’un fuseau horaire inadéquat peut être cause de confusion et compromettre la productivité de la visioconférence.

 

Utiliser le matériel adéquat

D’autres conseils pour une visioconférence réussie, pensez à vous procurer le matériel adéquat. Poly Studio, ClickShare Conference et un moniteur de qualité font partie de ces matériels qui peuvent être installés par un bon intégrateur audiovisuel. Ces derniers permettent d’améliorer les échanges sonores et visuels tout en fournissant une sécurité à toute épreuve à vos conférences. Poly Studio vous fournit toutes les fonctionnalités de Microsoft Teams sans les contraintes qui peuvent y être liées. Il en est de même pour Clickshare Conference pour vos réunions avec les solutions BARCO.

 

Connaître toutes les fonctionnalités du logiciel de visioconférence

Chaque logiciel de visioconférence dispose de différentes fonctionnalités. Que vous ayez choisi Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, vous bénéficiez de diverses options.  Et il est utile de savoir les utiliser.

Pendant la conférence :

  • Veillez par exemple à éliminer tout bruit de fond. Cela permettra également de réduire au minimum l’écho du microphone.
  • Informez les participants des différentes fonctionnalités de l’application comme celle permettant de désactiver et de réactiver le microphone. Vérifiez qu’ils soient tous à l’aise avec ces fonctions.

 

Choisir un lieu adapté

Certaines réunions nécessitent un cadre professionnel. Il est recommandé de se servir d’une salle de conférence spéciale dotée d’un matériel de visioconférence. Faire le choix de matériel haut de gamme, notamment si vous traitez avec un nouveau client peut se révéler utile. Si vous le souhaitez, vous pouvez éventuellement réserver une salle afin de créer un cadre plus rassurant.

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