Rail Logistics Europe avait lancé il y a 2 ans un projet complet de déménagement et de digitalisation de son siège social.
Le siège de l’entreprise souhaitait repenser ses modes de travail dans un nouvel environnement et être plus en phase avec les usages de ses salariés. En effet, ces derniers étaient habitués jusque-là à travailler dans des bureaux plus traditionnels. C’est pourquoi il était primordial d’accompagner ce changement, notamment sur la partie numérique.
Dans les espaces, nous avons mis en place des outils spécifiques pour accompagner les salariés, mais aussi l’équipe exploitant le site.
Pour les salariés, ces outils permettent de réserver facilement les espaces, d’en voir la disponibilité et leur occupation en temps réel, et d’apprécier leur niveau d’équipement. En effet, la demande est différente pour une réunion hybride de 3 personnes ou de 40 personnes.
Pour les exploitants, la solution de gestion des espaces (individuels ou collectifs) offre de nombreux avantages :
Ces outils évolutifs sont au service de l’exploitant et surtout des salariés.
Pour ce projet, nous avons mis en place un comité de pilotage. Nous souhaitions un suivi régulier, précis et réactif du projet. Ce comité avait lieu chaque semaine. Pour bien répondre aux enjeux du client, nous devions être au diapason.
Différentes briques devaient être coordonnées :
En interne, un point de coordination hebdomadaire était organisé pour partager les faits marquants, les décisions attendues de la part de Rail Logistics Europe, et d’éventuelles alertes, ce qui a permis de résoudre les problèmes assez rapidement. Grâce à cela, le projet s’est déroulé de manière fluide.
Ce déménagement et les changements de modes de travail ont au premier abord suscité des craintes dans les équipes de Rail Logistics Europe. C’est pour cette raison que nous avons proposé au client, en amont du déménagement, un accompagnement sur mesure. Nous avons veillé à l’adapter parfaitement l’environnement technologique.
Ce type d’accompagnement est clé dans l’adoption des nouveaux espaces et usages par des utilisateurs. L’attente forte de Rail Logistics Europe était de s’assurer que les salariés disposent d’un environnement connecté et agréable à vivre.
C’est dans cet esprit que Deya a recruté et formé dix « facilitateurs du digital », des jeunes issus de quartiers voisins et membres d’une association de proximité. Reconnaissables par leur gilet vert, ils ont formé pendant deux mois les salariés du siège de Rail Logistics Europe aux nouveaux outils collaboratifs numériques et aux équipements audiovisuels lors d’ateliers. De plus, Deya a également fourni des notices consultables par QR Code placées dans chaque salle et un guide utilisateur spécifique pour deux salles qui ont des fonctionnements différents.
Deya s’inscrit dans la durée avec Rail Logistics Europe puisqu’ils ont souscrit un contrat de maintenance sur 3 ans.
Chez DEYA, nous allons au-delà de la garantie du matériel et du suivi des installations : nos offres de maintenance assurent l’efficacité, le confort et la sécurité des équipements audiovisuels dans le temps. Cela englobe la maintenance préventive, les mises à niveau du matériel, la formation d’utilisateurs clefs, le dépannage et l’assistance.
D’une part, en cas de dysfonctionnement, un technicien intervient rapidement.
D’autre part, tous les trimestres, un technicien de maintenance se rend sur site pour vérifier le bon fonctionnement de toutes les salles, et faire les mises à jour nécessaires.
En complément de notre service, une équipe de Rail Logistics Europe dédiée aux utilisateurs est notre relai pour tout ce qui concerne la maintenance. Ils ont été impliqués dès la phase projet pour être à l’aise avec les solutions audiovisuelles installées, et ils sont formés à l’assistance de niveau 1 sur site.
Pour construire le projet, nous avons mis l’expérience utilisateur au cœur de la solution. Il a fallu identifier des salariés représentatifs, auditer leurs attentes sur des nouveaux usages et co-construire le projet de transformation. Il en est ressorti que Rail Logistics Europe se projetait dans des bureaux conçus pour faciliter le travail collaboratif afin de répondre aux nouveaux usages hybrides.
Aujourd’hui, nous nous sommes approprié les équipements digitaux, les capteurs et les outils de reporting liés à l’occupation des espaces. Ils nous permettent d’avoir une vision claire des usages, d’avoir les informations nécessaires et si besoin, d’être en mesure de les faire évoluer dans le temps : par exemple, adapter la répartition entre les postes de travail et les salles de réunion.
Au final, les enquêtes de satisfaction montrent que les solutions digitales proposées ont directement participé à l’appropriation des nouveaux espaces et des nouveaux modes de travail. Si c’était à refaire, et avec plus d’un an de recul, pour la partie digitalisation de ce projet de déménagement, nous referions les mêmes choix et avec les mêmes partenaires.
Merci pour leur engagement, leur souplesse et leur professionnalisme.
Responsable opérations SI et Cybersécurité - Rail Logistics Europe
